FAQ: Exchange Server 2016 Standard -- 1 User CAL
1. Čo je Exchange Server 2016 Standard -- 1 User CAL?
Exchange Server 2016 Standard -- 1 User CAL je licencia typu Client Access License priradená k jednému užívateľovi. Nie je to program na inštaláciu ani samostatný server, ale dokument licenčný, ktorý oprávňuje konkrétnu osobu na legálne používanie služieb prostredia Microsoft Exchange Server 2016 Standard. Taká licencia je vyžadovaná vtedy, keď užívateľ má používať firemnú poštu, kalendár, kontakty alebo iné funkcie poskytované serverom Exchange.
V praxi to znamená, že sama licencia servera Exchange nestačí. Okrem nej sú potrebné aj vhodné licencie prístupu CAL pre užívateľov alebo zariadenia, ktoré sa budú pripájať na server.
2. Čo presne znamená CAL a prečo to nie je „zvyčajné softvér“?
CAL, čiže Client Access License, je licencia, ktorá oprávňuje na prístup ku službám servera Microsoft. V prípade Exchange sa nekúpi dodatočná aplikácia, ktorú sa inštaluje na počítači zamestnanca. Kúpi sa právo prístupu v súlade s podmienkami licenčnými výrobcu.
To je veľmi dôležité z hľadiska súladu. Klient získava legálne oprávnenie licenčné, a nie nový nosič, platňu alebo nezávislý program. Preto sa tento produkt musí brať ako súčasť dokumentácie licenčnej a súladu používaním infraštruktúry IT, a nie ako samostatný inštaláciý nástroj.
3. Čím sa líši User CAL od Device CAL?
User CAL je priradený k konkrétnemu užívateľovi. Taká osoba môže používať Exchange z viacerých zariadení, napríklad z počítača, notebooku, telefónu a tabletu. To je riešenie výhodné vtedy, keď jeden zamestnanec používa poštu na viacerých zariadeniach.
Device CAL je priradený k jednému zariadeniu. Z takého pracovného miesta môže používať viacero užívateľov, ale samotné zariadenie zostáva pokryté jedinou licenciou prístupu. Tento model sa častejšie osvedčil v prostrediach so striedaním, prijímacích miestach, skladoch alebo všade tam, kde viacerí ľudia pracujú na spoločnom počítači.
Ak firma má mobilných zamestnancov, zvyčajne je lepším výberom User CAL. Ak však viacerí ľudia používajú jedno terminál alebo pracovné miesto, môže byť Device CAL hospodárnejší.
4. Koľko licencií Exchange User CAL treba kúpiť?
Pravidlo je jednoduché: treba mať toľko licencií User CAL, koľko užívateľov fakticky získa prístup na server Exchange. Ak z firemnej pošty používa 8 zamestnancov, potrebných je 8 licencií User CAL. Ak sa pridá deviata osoba, treba kúpiť ďalšiu.
Nemá žiadny význam, či užívateľ sa prihlasuje denne, alebo sporadicky. Známy je sám prístup. Práve preto pri plánovaní licencií treba zohľadniť nielen súčasný tím, ale aj technické účty, vzdialených zamestnancov, vedenie a ľudí, ktorí používajú poštu na mobilných zariadeniach.
5. Či môže byť jedna licencia User CAL zdieľaná medzi zamestnancami?
Nie. User CAL je priradený k jednej osobe a nemôže byť rotáciou prenosovaný medzi rôznymi užívateľmi len za účelom obmedzenia nákladov. Taký postup môže byť považovaný za porušenie podmienok licenčných.
Ak firma má viacerých zamestnancov, ktorí používajú striedavo jeden počítač, namiesto „spoločného“ User CAL môže byť lepším riešením model Device CAL. Výber typu licencie by mal odpovedať skutočnému spôsobu práce, pretože práve súlad so skutočným stavom má kľúčový význam pri kontrole alebo audite.
6. Ako vyzerá otázka súladu licenčného a eventuálneho auditu?
V prípade auditu výrobcu alebo oprávneného subjektu môže očakávať preukázanie, že počet užívateľov alebo zariadení s prístupom na Exchange zodpovedá držaným licenciám CAL. Firma by mala preto uchovávať dokumenty o kúpe, údaje licenčné a vnútrofirmenú evidenciu užívateľov, ktorí majú prístup.
Najčastejšie problémy sa objavujú vtedy, keď podnik rýchlo rastie a dokumentácia licenčná zostáva v zadnom slede. Pridávajú sa noví zamestnanci, vytvárajú sa nové schránky alebo sa poskytuje pošta na telefónoch, ale počet CAL nie je aktualizovaný. Pravidelný prehľad licencií umožňuje vyhnúť sa medzier, doplatkom a nepotrebnému riziku právneho v priebehu kontroly.
7. Či je táto licencia legálna a ako sa overuje jej autentickosť?
Legálnosť produktu by mala byť preukázaná plnou dokumentáciou predaja a licenčnou. Kľúč alebo oprávnenie licenčné musia pochádzať z legálneho zdroja a byť určené na ďalšiu, zákonom súladnú distribúciu. Pre klienta sú najdôležitejšie: jasné opisy produktu, dôkaz o kúpe, správna špecifikácia licencie a možnosť doložiť pôvod v prípade potreby.
V KluczeSoft.sk klient získava licenciu určenú na legalizáciu prístupu, a nie náhodný kód bez dokumentačného zázemia. To je dôležité najmä pre firmy, úrady a účtovnícke kancelárie, ktoré musia preukázať súlad kupín IT v dokumentácii účtovnej a organizačnej.
8. Ako vyzerá dodávka licencií a čo fakticky získam po kúpe?
Dodávka sa uskutočňuje elektronicky. Klient získava kompletné informácie potrebné na preukázanie získania licencie a jej použitie v firemnom prostredí. Pretože ide o licenčný produkt a nie o balený softvér, štandardom je digitálna dodávka, bez fyzického nosiča.
Takové riešenie urýchlí realizáciu objednávky, uľahčí archiváciu dokumentov a umožňuje rýchlejšie doplniť licenčné medzery, napríklad pred zavedením nového zamestnanca alebo pred vnútrofirmenou kontrolou súladu.
9. Či získam faktúru VAT?
Áno, kúpa licencie do firmy by mala byť preukázaná faktúrou VAT, ktorá je základným dokumentom účtovným a jedným z dôležitých prvkov preukazujúcich legálne získanie. Faktúra VAT má význam nielen pre rozličné účely, ale aj pre poriadok dokumentačný v prípade auditu.
Cenné je uchovávať faktúru spolu s informáciou o type licencie, počte zakúpených CAL a priradení ich k užívateľom alebo zariadeniam. Taký komplex dokumentov značne uľahčí neskoršiu verifikáciu súladu.
10. Či je možné licenciu User CAL preniesť alebo prepísať na inú osobu?
Možnosť prenesenia licencie závisí od zásad licenčných platných pre konkrétny model distribúcie a od toho, či zmena má trvalý alebo dočasný charakter. V zásade by priradenie malo odrážať skutočné používanie systému, a nie slúžiť obchádzaniu požiadavky na kúpu vhodné počtu CAL.
Ak v firme odchádza zamestnanec a jeho účet je trvale vyňatý, zvyčajne sa analyzuje možnosť priradenia licencie novej osobe v súlade s platnými podmienkami. V prípade nejasností je najlepšie skonsultovať konkrétny scenár pred kúenou alebo pred zmenou evidencie. V otázkach licenčných sa môžete obrátiť telefonicky na číslo 00 800 121 1654 alebo napísať na adresu [email protected].